Техническое задание

Техническое задание – это важный составляющий элемент любого договора на создание дизайн-проекта чего-либо. Выше, в рамках этой книги, мы уже не раз вскользь касались вопросов, связанных с техническим заданием. Сейчас мы остановимся на них более подробно.

Практика показывает, что большинство специалистов не правильно понимают суть и природу технического задания. Особенно часто это встречается в среде программистов и веб-дизайнеров. В частности, техническое задание часто путают с алгоритмическим решением.

Алгоритмическое решение – это внутренний документ студии, который содержит предварительное решение задачи, поставленной клиентом. Этот документ составляется под присмотром руководителя команды исполнителей (или им лично). Этот документ призван скоординировать усилия команды, закрепить найденные предварительные решения и обозначить основные цели и взаимосвязи элементов проекта. Еще раз подчеркну: документ этот – внутренний. Он не является приложением к договору с клиентом и не нуждается в подписании клиентом. В целом – смысл в подписании клиентом алгоритмического задания – есть, но важно понимать, что если этот документ и предоставляется клиенту на подпись, то лишь после подписания основного договора и в рамках текущей работы.

Составляет и заполняет алгоритмическое решение – исключительно исполнитель по договору на разработку проекта чего-либо. Заказчик никак при этом не участвует. Исполнитель может посоветоваться при этом с заказчиком по тем или иным вопросам, но лишь для поиска более подходящего алгоритмического решения. Также – исполнитель сам решает выдавать готовое алгоритмическое решение на руки клиенту или нет. Клиент не вправе этого требовать.

Техническое задание, – это совершенно иной по своей природе документ. Техническое задание заполняется клиентом по форме, представленной ему исполнителем. Техническое задание должно содержать все требования, пожелания и предпочтения клиента в отношении будущего проекта. Этот документ является частью договора на разработку проекта, максимально подробно раскрывает суть предмета договора (какое именно задание ставит клиент перед исполнителем) и подписывается в обязательном порядке обеими сторонами.

Почему важно не путать эти документы?

• Причина №1. Алгоритмическое задание составляется за счет сил и времени исполнителя. При этом, если составлять его вместо технического задания, то это будет происходить еще до заключения договора, а значит – вероятность сделки как таковой все еще под вопросом. Появляется риск того, что трудочасы, потраченные исполнителем на составление алгоритмического решения – уйдут впустую, если сделка так и не будет заключена.
• Причина №2. Если перепутать алгоритмическое решение с техническим заданием, то клиент по сути получает на руки предварительное решение своей задачи и предварительную оценку стоимости реализации этого решения. Все это происходит еще до заключения сделки. Получив эти материалы, большинство клиентов предпочитают обойти другие студии с предложением выполнить работу по данному решению дешевле. Понятно, что большинство ваших конкурентов будут только рады принять такого клиента. В итоге: вы поработали даже не бесплатно, а в пользу ваших конкурентов.

Как-то ко мне обратился руководитель одной студии веб-дизайна. Помимо прочих, они предоставляют услуги по внедрению и настройке систем IP-телефонии. Они обратились за услугой правовой переработки модели взаимодействия с клиентами. Причиной для обращения послужило то, что многие заказчики систем IP-телефонии "пропадали" на стадии заключения договора. При этом они забирали с собой "техническое задание", разработанное студией.

Произведя полный анализ существующей ситуации, я выявил массу недочетов в правовом алгоритме работы студии, но ключевая ошибка заключалась как раз в подмене понятий "техническое задание" и "алгоритмическое решение".

Обратившись в студию за услугой организации системы IP-телефонии в своем офисе, клиенты через пару дней по сути получали готовое предварительное решение под видом технического задания на подпись. Наряду с этим, им озвучивалась цена за услуги, оборудование, настройку и т.д., а также предложение заключить договор на воплощение "технического задания" в жизнь. Стоимость системы IP-телефонии (включая стоимость оборудования) – весьма значительна, поэтому совершенно логично, что потенциальный клиент предварительно разошлет полученные материалы конкурентам, а те – обязательно сделают скидку, чтобы "перебить" клиента.

Примерно так все и было. В результате – клиенты "срывались" на стадии заключения договора, а студия бесплатно работала в пользу конкурентов, разрабатывая для них алгоритмические решения.

В рамках работы юридического общества "12 Правил", мною была разработана в корне иная модель взаимодействия с клиентами для этой студии. мы отразили эту модель во всех необходимых документах, и подобные (а также множество других) проблемы прекратились. Главным образом, я вернул с головы на ноги порядок постановки задачи и поиска предварительного решения. Теперь, в рамках технического задания на этой студии решаются вопросы о том ЧТО надо делать, а не КАК надо делать. А все вопросы, связанные с тем КАК делать – решаются после заключения сделки.

Итак, важный вывод: техническое задание – это документ, закрепляющий задачу, которую ставит клиент перед исполнителем. Он содержит ответ на вопрос "Что надо делать", а не "как надо делать". На вопрос "как это сделать" – исполнитель ответит позже, в рамках договорных отношений с клиентом.

Двигаемся дальше. Большинство полагает, что техническое задание выполняет лишь одну функцию. На самом деле – их как минимум четыре.

• Функция №1. Оценочная. Клиент может сколько угодно объяснять вам что ему надо на пальцах, но полноценно оценить объем будущих работ вы сможете лишь после заполнения им технического задания по вашей форме. Соответственно – форма технического задания должна предусматривать все нюансы будущего проекта, которые позволят полноценно оценить будущую работу.
• Функция №2. Консультационная. Техническое задание – именно тот документ, от которого вы будете отталкиваться во время работы. Хорошо заполненное техническое задание по правильно составленной форме – снимет огромное множество потенциальных вопросов, возникающих по ходу работы и позволяет ускорить рабочие процессы.
• Функция №3. Юридическая. Важно помнить, что техническое задание – это приложение к договору, и подписывается оно также обеими сторонами наравне с основным договором. Юридическая функция заключается в том, что клиент фиксирует и подписывается под всеми своими предпочтениями в отношении будущего проекта еще до начала работы. Соответственно, если предпочтения будут меняться, возникает необходимость внесения существенных поправок, что обязательно должно отразиться на размерах оплаты и сроках исполнения работ. В условиях отсутствия технического задания – было бы невозможно полноценно доказать, что требуемые поправки являются существенными и приводят к увеличению объемов работы.
• Функция №4. Психологическая. Любой дизайнер знает, что самый "плохой" клиент – это тот, который сам не знает чего хочет. Почему с такими работать тяжело? Потому что их запросто может "озарить" на финальных стадиях работы, и они вдруг поймут что хотели совсем не это, а вот то. И, понятно, будут требовать переделать проект под вновь возникшие предпочтения. Так вот, психологическая функция технического задания заключается в том, чтобы при его заполнении клиент максимально подробно представил себе будущий проект. Если проект технического задания составлен грамотно, то еще на стадии его заполнения у клиента возникнет в голове некая картинка того как надо. То есть – он определится со своими предпочтениями. А раз так – ему будет гораздо проще передать их вам. Таким образом, правильно составленный проект технического задания позволит сэкономить вам массу времени на доработках и переделках проекта. Для этого – проект должен быть подробным и составлен с учетом того, что клиент, который заполняет его, может пока еще не знать чего хочет.

Хороший проект технического задания – это такой, который позволит максимально полноценно реализовать все четыре основные функции.

Двигаемся дальше. Довольно часто бывает так, что работа ведется в условиях отсутствия технического задания. Мы с вами уже говорили о том, чем это чревато для обеих сторон. Отмечу еще раз:

• для дизайнера это плохо тем, что отсутствует возможность доказать факт увеличения объемов работы при внесении существенных поправок. Хорошо – тем, что отсутствие технического задания юридически означает, что клиент полностью доверяет исполнителю разработку проекта и принятие решений по основным его признакам;
• для клиента это, соответственно, плохо тем, что он не в праве ссылаться на несоответствие результатов требованиям технического задания при отказе от приемки работ, а хорошо – тем что можно вносить существенные поправки, не соглашаясь с увеличением договорной цены.

Вывод: техническое задание должно быть. Это – важный документ, и в интересах дизайнера работать при наличии технического задания. Все основные функции технического задания, которые мы обозначили выше – по сути играют на руку дизайнеру. Поэтому задача любого дизайнера или студии дизайна – разработать грамотные проекты технических заданий на все типы выполняемых работ.

Либо – поручить составление проектов технических заданий специалистам. Юридическая служба "12 Правил" оказывает подобную услугу в рамках проработки модели отношений с клиентами и фиксации ее в документах.